Арендуем автомобиль у сотрудника. Делаем это правильно.

Расходы на автотранспорт есть практически у любой фирмы. Если компания пользует­ся своей машиной, то ей как минимум приходится оплачивать бензин. Если машина принадлежит, например, ее сотруднику, есть несколько вариантов оплаты подобных затрат. Например, выдача ему компенсации, получение машины в безвозмездное пользование или аренду. Расскажем о нюансах учета этих расходов, а также плюсах и минусах каждого из предложенных вариантов их оплаты.

Автомобильные затраты порой занимают немалую долю в об­щих расходах фирмы. И речь даже не идет об автотранспорт­ных компаниях. Зачастую лишь одна ма­шина представительского класса может «съесть» до 20 000 рублей в месяц. И это без учета возможных расходов на ее ре­монт, страхование, покупку допоборудования. Поэтому мы и решили рассмотреть порядок учета затрат на содержание транспорта в свете последних разъясне­ний финансистов и свежей арбитражной практики.

Затраты на собственный транспорт

Прежде всего напомним точку зрения Минфина России на порядок нормирова­ния «бензиновых» затрат. В течение доста­точно длительного времени он остает­ся неизменным. Финансисты считают, что эти расходы должны учитываться лишь в пределах норм, утвержденных Минтран­сом России. Они приведены в Методиче­ских рекомендациях «Нормы расхода топлив...»1. Причем мнение министерства за 2009 год никаких изменений не претер­пело. Причина все та же: затраты на бензин, превышающие указанные нормы, — эко­номически необоснованны. Следователь­но, их нельзя учесть при налогообложении прибыли2.
Исключение из этого порядка преду­смотрено только для тех машин, нормы расхода бензина по которым Минтрансом России не установлены. Затраты на топли­во для них финансисты рекомендуют спи­сывать, исходя из данных «соответству­ющей технической документации и (или) информации, предоставляемой изготовителем автомобиля»3.
На наш взгляд, такая позиция, мягко говоря, небесспорна. Причин для этого множество. Во-первых, Налоговый кодекс не требует списывать подобные расходы в пределах каких бы то ни было норм. Они должны учитываться в размере фактических затрат. Во-вторых, Минтранс России не вправе утверждать те или иные нормы, которые должны использоваться при налогообложении прибыли. Это подтверж­дают и судебные решения, принятые в по­следнее время по этому вопросу. Сразу оговоримся, что в них речь идет  о приме­нении старых «бензиновых» норм. Однако прежний документ Минтранса России со­держал ровно те же положения, что и ны­нешний, а именно указание на то, что он применяется «для расчетов по налогообложению предприятий». Итак, по мне­нию Федерального арбитражного суда Центрального округа, «Налоговым кодексом не предусмотрено нормирование расходов ГСМ в целях налогообложения прибыли, а «Нормы расхода топлива и сма­зочных материалов на автомобильном транспорте» № Р3112194-0366-03, утверж­денные Минтрансом России 29.04.2003, на которые ссылается налоговый орган, носят рекомендательный характер». В свя­зи с этим решение налоговиков о привле­чении компании к ответственности за списание топлива сверх норм и, как следствие, занижение облагаемой прибы­ли было отменено4.
Поддерживают своих коллег и судьи Уральского округа. Приведем цитату из до­кумента.

Постановление ФАС Уральского округа от 20 февраля 2008 г. № Ф09-514/08-С2

<…>
Ссылка налогового органа на Приказ (име­ется в виду приказ Минтранса России об утверждении норм расхода топлив — Прим. ред.) является ошибочной, поскольку утвержденные им нормы установлены как базовые в целях организации планирования поставки и контроля расхода топлива и масел и не пред­назначены для регулирования налоговых отношений. Поскольку законодательством о налогах и сборах или в установленном им по­рядке не утверждены нормы затрат на содер­жание служебного автотранспорта, указанные затраты принимаются для целей налогообло­жения в суммах фактически произведенных и документально подтвержденных расходов.

К слову сказать, такой же позиции при­держивается и Высший Арбитражный Суд РФ, который также считает, что подоб­ные затраты нормироваться не должны5. Но на этом мы останавливаться не будем. Подобный материал, посвященный дан­ной теме, был опубликован в «АБ» № 5, 2008.
Будет компания нормировать расходы на бензин или нет,  не так уж и важно. В лю­бом случае подобные затраты должны быть подтверждены документально. При списа­нии топлива в бухгалтерии компании должны быть чеки ККТ, подтверждающие факт покупки бензина, и путевые листы с указанием на производственный характер данных расходов. Остановимся на путевых листах. До сих пор в налоговом законода­тельстве нет четкого ответа на вопрос о том, нужно ли компании использовать форму этою документа, утвержденную Госкомста­том России6, или она вправе разработать и  утвердить ее самостоятельно. По мнению Росстата, госкомстатовские формы обяза­тельны для применения всеми компаниями, занятыми эксплуатацией автотранспорта7. Причем до настоящего времени Росстат свою позицию не изменил. Однако Минфин России более лоялен к налогоплательщи­кам. Как сказано в ряде писем, финансистов, официальный вариант обязателен лишь для автотранспорных предприятий (т. е. тех, для которых перевозка грузов и пассажиров за плату является одним из видов их коммерческой и предпринимательской деятельности). Другие компании вправе разра­ботать этот документ самостоятельно8. Аналогичной   позиции   придерживаются и столичные налоговики9.
Главное - в путевом листе должны содержаться обязательные для него реквизиты. Они перечислены в одном из приказов Минтранса России10. Кроме того, там должны быть и те реквизиты, которые установле­ны в статье 9 Закона «О бухгалтерском уче­те»11, отсутствующие в минтрансовском приказе. Это, в частности, наименование должностей лиц, оформляющих документ, и их личные подписи. Также в нем необхо­димо привести данные о маршруте автомо­биля. В противном случае компании будет трудно обосновать производственный ха­рактер поездки12. Кроме того, в составе обязательных реквизитов отсутствуют дан­ные о расходе горючего (марка, сколько израсходовано по норме и фактически). В собственной форме листа они необходи­мы. Ведь именно они служат основанием для включения стоимости топлива в затра­ты. К слову сказать, все эти реквизиты в госкомстатовской форме уже есть, поэтому самый оптимальный и простой для бухгал­тера вариант — разработать свой бланк листа, взяв за основу форму Госкомстата России (попросту говоря, удалив из нее лишние и ненужные компании реквизиты). Форму путевого листа, созданную компани­ей самостоятельно, утверждают в качестве элемента бухгалтерской учетной политики.
Путевой лист необязательно оформлять на каждый день. Его можно выдавать, на­пример, на неделю или другой период времени, удобный для фирмы13. Все путевые листы в обязательном порядке регистриру­ют в специальном журнале. Его компания должна разработать самостоятельно. Ми­нимальный срок хранения листов — 5 лет с момента их выдачи14.

Затраты на выплату компенсаций

К нормируемым расходам относят и за­траты на выплату компенсаций за исполь­зование личного автотранспорта в слу­жебных целях. Подобные расходы учиты­вают при налогообложении прибыли лишь в пределах норм, утвержденных Правительством РФ15. Они составляют для легковых автомобилей с объемом до 2000 куб. см — 1200 рублей в месяц, свыше 2000 куб. см — 1500 рублей в ме­сяц16. Их отражают в составе прочих расходов компании. При этом каких бы то ни было норм в отношении грузовых машин правительство не установило. Они касаются исключительно легкового транспорта. Из этого можно сделать вы­вод: компенсации за использование лич­ного грузовика можно учесть при нало­гообложении прибыли в полной сумме (т.е. без учета правительственных норм). Правда, желательно, чтобы обязанность начислить указанную выплату была установлена в трудовом договоре с работни­ком. Аналогичной точки зрения придерживается и Минфин России17.

Письмо Минфина России от 15 августа 2005 г. № 03-03-02/61

<…>
Вместе с тем, учитывая, что перечень прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией не является исчерпывающим, считаем, что суммы компенсации, начисленные работникам за использование ими личного имущества (кроме легкого автотранспорта), поименованного в статье 188 Трудового кодекса Российской Федерации, для выполнения служебного задания, могут быть учтены для целей налогообложения прибыли в составе прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией, при условии, что они отвечают требованиям статьи 252 Кодекса.

Отметим, что в перечень имущества, поименованного в статье 188 Трудового кодекса входит и личный транспорт (грузовой или легковой не уточняется).
Сразу скажем, что подобная компенсация положена далеко не всем сотрудникам фирмы. На нее имеют право лишь те, работа которых связана с постоянными разъездами в соответствии с их должностной инструкцией18. Конкретный размер выплаты и перечень сотрудников, которым она полагается, приказом утверждает руководитель фирмы. Работник, получающий компенсацию, должен представить в бухгалтерию заявление, копию ПТС машины, а также доверенности, если он управляет чужим транспортом).
Бухгалтеру нужно обратить внимание на один немаловажный момент. Компенсацию не начисляют за те дни, когда работник болел, находился в отпуске или командировке (т. е. личный транспорт не использовался).

Пример:
Сотрудник компании получает компенсацию за использование личного транспорта в служебных целях. Ее сумма, утвержденная приказом руководителя фирмы, составляет 1500 руб. в месяц. В августе работник проболел 4 рабочих дня. Общее количество рабочих дней в этом месяце – 21. За август ему положена компенсация в сумме
1500 руб. : 21 дн. Х (21 дн. – 4 дн.) = 1214 руб.
Именно эта сумма будет учитываться при налогообложении прибыли.

В сумму компенсации заложены все расходы на эксплуатацию машины. Например, ремонт и техобслуживание, покупку горюче-смазочных материалов, страхование. Следовательно, тем работникам, которые получают компенсацию, никаких других выплат, связанных с использованием машины, не полагается. Если такие выплаты все же начислены, то учесть их при налогообложении прибыли нельзя19.
Компенсацию отражают в прочих расходах кассовым методом. То есть лишь после того, как она будет фактически выплачена. При этом метод определения облагаемой прибыли, применяемый фирмой (кассовый или начисления), значения не имеет. Поэтому начислять и выдавать компенсацию оптимально в последних числах каждого месяца. Ведь если она начислена за сентябрь, а выдана в первых числах октября, то ее можно будет учесть лишь по итогам последнего квартала.
Факт выплат компенсации не освобождает компанию от обязанности вести в отношении поездок работников на личном автомобиле путевые листы. По мнению Минфина России, лишь этот документ может подтвердить факт служебного использования транспорта20.При его отсутствии фирма не сможет учесть данные затраты при налогообложении, даже несмотря на то, что они не превышают правительственных норм.
В дополнении отметим, что подобные компенсации не облагают ни единым социальным налогом, ни НДФЛ. Это правило применяют и в тех ситуациях, когда данные выплаты превышают установленные нормы. Хотя контролеры с таким подходом не согласны. Так, по ряду разъяснений Минфина России, сумма компенсации, превышающая правительст­венную норму, должна облагаться налогом на доходы физических лиц21. Однако Президиум ВАС РФ еще в 2007 году указал, что данные нормы используют исключительно при рас­чете облагаемой прибыли22. К налогу на до­ходы они никакого отношения не имеют.

Безвозмездное пользование и аренда

Помимо выплаты компенсаций есть еще два способа оплаты транспортных затрат, а именно получение автомобиля сотрудника по до­говору безвозмездного пользования или аренды. В первом случае договор должен предусматривать, что фирма компенсирует все фактические расходы по эксплуатации машины (в т. ч. на покупку бензина). В такой ситуации их можно учесть при налогообло­жении прибыли (в пределах норм или сверх них — решать вам). Такого же мнения при­держивается и Минфин России23. Для учета этих издержек необходимо оформить с работником соответствующий договор, а также получить у него копию ПТС и доверенности (при управлении машиной, ему не принадлежащей). Для списания купленного бензина потребуются и путевые листы.
У этого способа есть один большой недо­статок. В результате безвозмездного пользования чужим имуществом (машиной) у фирмы возникает некий «виртуальный» доход. Он равен рыночной цене подобной услуги (т. е. той сумме, которую заплатила бы компания при получении такого же имуще­ства в аренду). Его сумму учитывают как внереализационные доходы с увеличением налогооблагаемой прибыли.
И последний способ — аренда транс­портного средства без экипажа. Договором аренды плата может быть установлена в лю­бом разумном пределе. Для целей налогообложения она не нормируется. Сумму арендных платежей отражают как прочие расходы компании. При этом их включают в доход работника-арендодателя, облагае­мый НДФЛ. Единый соцналог на эти платежи не начисляют. Правда, если в ходе проверки будет установлено, что работник сам управ­ляет машиной (например, согласно данным путевых листов), то доначисления ЕСН на арендную плату не избежать. Такой дого­вор будет классифицирован как аренда с экипажем и предоставлением услуг по управлению. А выплаты по подобным сделкам попадают в базу, облагаемую соцналогом.
Если договором определено, что все за­траты на эксплуатацию машины несет арендатор, то расходы на покупку ГСМ в составе облагаемых доходов сотрудника-арендодателя не учитывают. Компания-арендатор вправе их учесть при налогообложении прибыли при наличии путевых листов на транспорт и документов, подтвержда­ющих факт покупки бензина. Вопрос, при­менять правительственные нормы при спи­сании горючего или нет, как и во всех других случаях, остается спорным.




1 – приложение к распоряжению Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р
2 – письмо Минфина России от 14.01.2009 № 03-03-06/1/15
3 –  письмо Минфина России от 14.01.2009 № 03-03-06/1/6
4 – Пост. ФАС ЦО от 04.04.2008 № А09-3658/07-29
5 – Определение ВАС РФ от 14.08.2008 № 9586/08
6 – утв. пост. Госкомстата России от 28.11.1997 № 78
7 – письмо Росстата от 03.02.2005 № ИУ-09-22/257
8 – письма Минфина России
от 16.03.2006 № 03-03-04/2/77
от 07.04.2006 № 03-03-04/1/327
9 – письмо УФНС России по г. Москве от 07.07.2008 № 20-12/064123.2
10 – приказ Минтранса России от 18.09.2008 № 152
11 – Федеральный закон от 21.11.1996 № 129-ФЗ
12 – письмо Минфина России от 20.02.2006 № 03-03-04/1/129
13 – письмо Минфина России от 03.02.2006 № 03-03-04/2/23
14 – п. 18 приказа Минтранса России от 18.09.2008 № 152
15 – подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ
16 – пост. Правительства РФ от 08.02.2002 № 92
17 – Письмо Минфина России от 15.08.2005 № 03-03-02/61
18 – письмо Минфина России от 21.07.1992 № 57
19 – Пост. ФАС УО от 08.12.2008 № Ф09-9153/08-СЗ
20 – письма Минфина России
от 29.12.2006 № 03-05-02-04/192
от 13.04.2007 № 14-05-07/6
21 – письмо Минфина России от 24.12.2007 № 03-11-04/3/513
22 – Пост. Президиума ВАС РФ от 30.01.2007 № 10627/06
23 – письмо Минфина России от 04.04.2007 № 03-03-06/4/37

Экспертиза статьи: В.Н. Горностаев,
служба правового консалтинга ГАРАНТ,
налоговый консультант, аудитор

Норма компенсации за использование личного транспорта установлена лишь для легковых машин и мотоциклов.

Компенсацию за использование личного транспорта отражают в налоговом учете исключительно кассовым методом.

М. А. Молоканова,
ведущий специалист юридического отдела ИФНС России,
референт государственной гражданской службы РФ II класса

Можно ли учесть компенсацию за использование личного грузового транспорта при налогообложении прибыли, и если да, то исходя из каких норм?

Однозначного ответа на этот вопрос в законодательстве нет. Для расчета налога на прибыль нормы компенсаций, установленные постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 года № 92, действует только в отношении легковых  автомобилей и мотоциклов. Причем подпункт 11 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса в составе прочих расходов предусматривает учет компенсации за использование для служебных поездок лишь личных легковых автомобилей и мотоциклов в пределах правительственных норм. Вместе с тем статья 188 Трудового кодекса закрепляет, что при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества (в состав которого может входить и грузовой транспорт) сотруднику выплачивается компенсация. При этом сторонами могут быть установлены любые ее размеры. Однако для целей налогообложения будут учтены только те нормы, которые закреплены в законодательном порядке. А так как нормы компенсации в отношении грузового транспорта нормативно не предусмотрены, в таких случаях целесообразно заключать договоры аренды. Тогда, ежемесячно уплачивая арендную плату и оформляя путевые листы, вы можете учитывать указанные расходы в целях исчисления налога на прибыль.

Л. В. Полежарова
Заместитель начальника отдела налогообложения прибыли
(дохода) организаций Минфина России

Вне зависимости от того, какие транспортные средства (собственные или арендованные) использует налогоплательщик, расходы на приобретение ГСМ должны быть обоснованными и документально подтвержденными. Документом, обосновывающим расходы, является путевой лист. А при определении обоснованности затрат на приобретение топлива для служебного автотранспорта необходимо учитывать нормы расхода топлива.