Этот материал подготовлен нами специально для тех, кто хочет заняться розничной торговлей и кому надо приобрести для этого кассовый аппарат. Мы уверены, что этот материал будет очень полезен для Вас, если Вы ни разу его не покупали и не регистрировали кассовый аппарат в Вашей налоговой инспекции.

 

1. Подготовить карточку пользователя с указанием реквизитов своей организации (Полное наименование наименование организации, юридический адрес, ИНН, КПП, ОГРН, расчетный счет, если он уже открыт, наименование банка, Бик банка, кор.счет банка, контактный телефон, должность руководителя). Данные указанные в карточке необходимы при оформлении договоров и документов для регистрации кассового аппарата или, как его принято называть, контрольно-кассовой техники (далее "ККТ").
Примечание: вместо составления карточки можно воспользоваться копией  выписки из ЕГРЮЛ.

2. Обратиться в  сервисный центр по обслуживанию ККТ, имея при себе карточку клиента или копию выписки ЕГРЮЛ и выбрать модель ККТ.

3. Заключить со специализированной организацией договор на приобретение ККТ с получением заверенных руководителем этой организации копий лицензионных документов, дающей ей право реализовывать ККТ. Получить счет на оплату.

4. Оплатить счет по безналичному расчету, либо произвести оплату наличными денежными средствами. Мы рекомендуем произвести оплату по безналичному расчету. Если на момент приобретения ККТ у Вашей организацииеще не открыт расчетный счет в банке, мы рекомендуем сначала открыть счет и затем произвести с него оплату за ККТ.

5. После проеведения оплаты получить ККТ, предоставив продавцу подписанный с Вашей стороны договор на приобретение ККТ и копию документа, подтверждающего оплату. Обращаем Ваше внимание, что , если Вы проводили оплату по безналичному расчету,топродавец ККТ обязан предоставить Вам накладную и счет-фактуру, оформленные на Вашу организацию. Проследите,чтобы на накладной имелось три подписи со стороны продавца, а на счете-фактуре две подписи и чтобы люди, которые их подписывали были уполномочены это делать - если подписывал накладную и/или счет-фактуру не руководитель продавца, то потребуйте предоставить  Вам копию доверенности, выданную на то лицо, которое подписало накладную и счет-фактуру.
При оплате наличными денежными средствами обязательно необходимо получить оправдательные документы (кассовый чек и накладную, где будет указано какой именно аппарат Вы приобрели и его серийный номер),  подтверждающие уплату наличных  денежных средств.
Еще один нюанс: если организация продавца применяет упрощенную систему налообложения, то счет-фактуру Вам не дадут. Но тогда Вам необходимо попросить продавца предоставить Вам копию его уведомления о применеии упрощенной системы.

6. После приобретения ККТ необходимо заключить договор на обслуживание ККТ со специализированной обслуживающей организацией - Центре технического обслуживания (далее ЦТО). Как правило, обслуживающей организацией яляется та же компания, которая Вам продала ККТ. Если это другая компания, то , как в случае приобртенеия ККТ, не забудьте получить заверенные руководителем этой организации копии лицензионных документов, дающей ей право обслуживать ККТ.

7. Приобретение документации (книг и журналов) необходимой для учета  кассовых операций  и регистрации работ по техническому обстуживанию ККТ.
- журнала кассира-операциониста формы КМ-4
- журнала вызова технических специалистов и регистрации выполненных работ формы КМ-8.
Журналы необходимо прошнуровать  и пронумеровать.
Указанные выше журналы, но уже прошнурованые и пронумерованые, как правило можно приобрести в Вашем ЦТО, одновременно с оформлением договора на обслуживание ККТ. Вам останется только заверить их печатью и подписью руководителя организации-пользователя ККТ.

8. Подготовка комплекта документов для регистрации ККТ в контролирущих органах (ИФНС).
Для регистрации ККТ в налоговый орган необходимо предоставить следующие документы:
- заявление о регистрации контрольно-кассовой техники по форме, утвержденной   
   приказом ФНС России от 09.04.2008 № ММ-3-2/152@;
- паспорт контрольно-кассовой техники, подлежащей регистрации;
- договор о техническом обслуживании, заключенный между пользователем ККТ и центром технического обслуживания контрольно-кассовой техники.;
- журнал кассира-операциониста формы КМ-4 (прошнурованный, пронумерованный и заверенный подписью руководителя организации и печатью организации);
- журнал вызова технических специалистов и регистрации выполненных работ по форме КМ-8. (прошнурованный, пронумерованный и заверенный подписью руководителя организации и печатью организации);
Очень часто ЦТО при заключении договора на техническое обслуживание производит формирование необходимого пакета документов по регистрации ККТ в контролирующих органах, включая составление заявления. После получения необходимых документов, но перед подачей их в налоговый орган необходимо проверить наличие в документах всех необходимых подписей и печатей  не только Вашей организации, но и ЦТО. Поторгуйтесь с ЦТО перед покупкой кассового аппарата и заключением договора его обслуживания - пусть они сами сделают Вам документы бесплатно или со скидкой.

9. Представление в налоговый орган собранного пакета документов для регистрации ККТ.
Указанные выше документы желательно представить в налоговый орган лично придя в установленное приемное время, номожно и направить по почте, чего мы делать не рекомендуем.
Конечно, при личном визите представителя пользователя ККТ, оформление пройдет быстрее, так как прием и регистрация одного комплекта документов ответственным работником ИФНС осуществляется в день обращения. А при направлении комплекта документов в ИФНС по почте они, согласно установленного регламента, регистрируются не позднее рабочего дня, следующего за днем получения корреспонденции налоговым органом.
На рассмотрение документов и регистрацию ККТ отводится 5 рабочих дней со дня представления комплекта документов.

10. Согласование даты времени и места проведения осмотра и фискализации ККТ.
После проверки документов ответственный за регистрацию ККТ сотрудник ИФНС должен согласовать с пользователем ККТ (лично или по телефону, указанному в заявлении) дату, время и место проведения осмотра ККТ, включения фискального режима ее функционирования и регистрации.
Осмотр и фискализация ККТ могут проводится по согласованию с инспектором, либо в налоговом органе в установленные приемные дни, либо по месту установки и использованию ККТ.  

11. Проведение осмотра и фискализации ККТ.
В согласованное время, в согласованном месте представитель ИФНС проводит фискализацию ККТ, обычно в процедуре участвует и специально вызванный специалист ЦТО, который осуществляет специальное программирование ККТ, вводит необходимые реквизиты, которые должны печататься на чеке, и производит опломбирование ККТ. Поинтересуйтесь перед заключением договора с ЦТО - придут ли они, если это потребуется при фискализации и возьмут ли они за визит отдельные деньги - мы считаем, что это входит в стоимость их обслуживания, хотя сотрудники ЦТО далеко не всегда разделяют наше мнение.
При фискализации ККТ производятся следующие действия:
а) вводится пароль доступа к фискальной памяти;
б) проверяется работа всех счетчиков и наличие необходимых реквизитов на кассовом чеке;
в) отпечатывается чек на сумму 1 рубль 11 копеек;
г) снимается первый Z-отчет;
д) подписывается акт (форма № КМ-1) о переводе показаний суммирующих денежных счетчиков на нули и регистрации контрольных счетчиков ККТ.

12. Оформление документов регистрации ККТ
После фискализации ККТ представитель налогового органа присваивает регистрационный номер ККТ и делает запись в книге учета ККТ, которую ведут налоговые органы, ставит отметку в паспорте ККТ и заверяет ее печатью налогового органа.
В журнале кассира-операциониста проставляется штамп налогового органа с отметкой о регистрации ККТ. По завершению указанных действий заявителю выдается карточка регистрации ККТ, подписанная руководителем налогового органа и заверенная печатью. Одновременно заявителю возвращается паспорт ККТ и договор о ее техническом обслуживании, Карточка регистрации ККТ, Журнал кассира-операциониста формы КМ-4, Журнал вызова технических специалистов и регистрации выполненных работ по форме КМ-8.

13. Хранение документов
Карточка регистрации ККТ должна храниться у налогоплательщика по адресу, указанному в карточке регистрации ККТ до конца срока эксплуатации ККТ. Журнал кассира — операциониста (форма № КМ-4), журнал вызова технических специалистов и регистрации выполненных работ (форма № КМ-8) должны хранится у пользователя по месту установки ККТ в течении всего срока эксплуатации ККТ.