За некоторым незначительным исключением, компании, применяющие УСН, проводят наличные расчеты с покупателями с применением кассовой техники. Поэтому руководствоваться при выдаче разменного фонда необходимо Типовыми правилами эксплуатации ККМ при осуществлении денежных расчетов с населением, утвержденными Минфином России от 30.08.1993 N 104 (далее - Правила). В п. п. 3.8 и 3.8.1 Правил сказано, что перед началом работы кассир должен получить у должностного лица организации все необходимое для работы, в частности разменную монету и купюры в количестве, нужном для расчетов.

Согласно п. 3.8 Правил разменный фонд кассиру необходимо получать под роспись. Но это не означает, что он будет писать какую-либо расписку, так как выдача наличных денег из кассы организации регулируется Порядком ведения кассовых операций в РФ, утвержденным Решением Совета директоров ЦБ РФ от 22.09.1993 N 40. Так что при выдаче кассиру разменного фонда необходимо ОБЯЗАТЕЛЬНО оформлять расходный кассовый ордер. В конце рабочего дня кассир должен составить справку-отчет кассира-операциониста (форма N КМ-6) и сдать полученную выручку в основную кассу организации. А вместе с выручкой он сдает и сумму полученного утром разменного фонда. При сдаче денежных средств ОБЯЗАТЕЛЬНО составляется приходный кассовый ордер. На вопрос можно ли выдавать кассирам разменный фонд не ежедневно, а делать это раз в неделю, месяц или даже год, можно ответить да: порядок ведения кассовых операций это не запрещает.

На основании указанных документов (приходных и расходных ордеров) делаются соответствующие записи в кассовой книге. Заметим: на сдачу выручки и разменного фонда лучше составлять отдельные приходные кассовые ордера. Это подтвердит, что сданная сумма не является выручкой от реализации, и тем самым оградит от ненужных вопросов контролирующих органов относительно размера доходов организации, полученных ею в день сдачи разменной монеты кассиром.

Необходимо также издать приказ, в котором руководитель установит сумму разменного фонда, выдаваемого кассиру-операционисту. В подобном приказе нужно четко прописать, какова сумма разменного фонда, как часто его выдают и когда сдают. Повторяем, выдачу и возврат разменного фонда не обязательно делать ежедневно. Можно выдавать и сдавать деньги, например, раз в месяц. Соответственно, остальное время они будут находиться в кассовом ящике.

Мы не рекомендуем выдавать деньги кассиру подотчет, хотя это прямо не запрещено законодательством.
В любом случае, какой бы из указанных порядков оборота разменного фонда Вы не выбрали, его необходимо прописать в приказе о разменном фонде, и непременно неукоснительно следовать ему.

ПРИКАЗ № ____
О создании и учете разменного фонда

г. Москва                                                                                               "___" ____________ 201_ г.